KATA PENGANTAR
Asslamualaikum warrahmatullahi wabarakatuh.
Alhamdulillah segala puji kita panjatkan kepada Allah SWT, karena dengan rahmat dan hidayahnya kami dapat menyelesaikan makalah ini sesuai dengan harapan dan waktu yang telah diberikan. Shalawat serta salam semoga tetap tercurahkan pada junjungan nabi besar kita Muhammad SAW, keluarga dan para sahabat – sahabatnya.
Selebihnya kami ucapkan terimakasih kepada Bp. Irham Amin S.M.Pd selaku dosen Manajemen Pendidikan karena sudah memberikan kami kesempatan dan pengarahan untuk menyusun makalah ini. Tak luput saya sampaikan terimakasih pula kepada teman – teman yang ikut membantu kami dalam mencari referensi dalam pembuatan materi makalah ini.
Kami harapkan semoga makalah ini dapat membantu dalam proses pembelajaran pada semester berikutnya dan semoga bermanfaat bagi semu yang membacanya. Namun, kami harapkan pula agar para pembaca memperhatikan celah yang mungkin kurang sempurnadalam makalah ini. Sehingga kami dapat menyusun kembali yang lebih baik pada makalah berikutnya.
Surabaya, April 2011
Muli & Sri
BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar belakang
Pendelegasian wewenang dan koordinasi merupakan sesuatu yang sangat penting dan vital dalam organisasi manajemen / kantor. Atasan perlu melakukan pendelegasian wewenang dan koordinasi agar mereka bisa menjalankan operasi manajemen dengan baik. Selain itu, pendelegasian wewenang adalah konsekuensi logis dari semakin besarnya organisasi. Bila seorang atasan tidak mau mendelegasikan wewenang, maka sesungguhnya organisasi itu tidak butuh siapa-siapa selain dia sendiri. Bila atasan menghadapi banyak pekerjaan yang tak dapat dilaksanakan oleh satu orang, maka ia perlu melakukan delegasi. Pendelegasian juga dilakukan agar manajer dapat mengembangkan bawahan sehingga lebih memperkuat organisasi, terutama di saat terjadi perubahan susunan manajemen. Koordinasi jua merupakan proses pengintegrasian tujuan-tujuan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
Yang penting disadari adalah di saat kita mendelegasikan wewenang dan mengkoordinasikannya kita memberikan otoritas pada orang lain, namun kita sebenarnya tidak kehilangan otoritas orisinilnya. Ini yang sering dikhawatirkan oleh banyak orang. Mereka takut bila mereka melakukan delegasi, mereka kehilangan wewenang, padahal tidak, karena tanggung jawab tetap berada pada sang atasan. Ciptakan budaya bahwa pendelegasian wewenang adalah upaya agar manajer anda menjadi semakin matang. Koordinasi akan lebih membantu manajemen pekerjaan lebih efisien.
I.2 Rumusan Masalah
1. Apakah pendelegasian wewenang dan Koordinasi itu ?
2. Apa manfaat pendelegasian wewenang dan Koordinasi ?
3. Apa yang mendasari adanya Pendelegasian terhadap wewenang dan Koordinasi ?
4. Bagaimana sifat pendelegasian wewenang dan Koordinasi ?
5. Bagaimana Pemimpin menyikapi pendelegasian wewenang ?
6. Apa saja Asas – Asas dalam pendelegasian ?
10. Apa Saja yang menjadi Syarat Koordinasi ?
I.3 Tujuan
1. Memberikan wawasan pada Mahasiswa pada Manajemen dan Istilahnya.
2. Mengetahui definisi dan apa yang dimaskud dengan pendelegasian dan koordinasi.
3. Mengetahui Manfaat dan kegunaan Pendelegasian wewenang dan Koordinasi.
4. Memberikan wawasan pada Mahasiswa pada isi manajemen dan kegiatannya.
BAB II
PEMBAHASAN
II.1 Pendelegasian Wewenang (Delegation of Authority)
A. Pengertian Pendelgasian Wewenang
Adakalanya seseorang yang berada disuatu posisi memiliki berbagai keterbatasan dalam melekukan suatu pekerjaan, jumlah pekerjaan serta keahlian yang dimiliki. Jika keterbatasan ini tidak dapat ditanggulangi, hal ini akan memperburuk kinerja Organisasi. Maka perlu dilakukannya pelimpahan wewenang dan tanggung jawab atau biasa disebut delegation. Pendelegasian ialah :
- Proses terorganisir dalam kerangka hidup organisasi/keorganisasian untuk secara langsung melibatkan sebanyak mungkin orang dan pribadi dalam pembuatan keputusan, pengarahan, dan pengerjaan kerja-yang berkaitan dengan pemastian tugas.
- Tindakan mempercayakan tugas (yang pasti dan jelas), kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban kepada bawahan secara individu dalam setiap posisi tugas. Pendelegasian dilakukan dengan cara membagi tugas, kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, serta pertanggungjawaban, yang ditetapkan dalam suatu penjabaran/deskripsi tugas formil dalam organisasi. Berikut adalah defini atau pengertian dari Delegasi oleh beberapa pakar :
· Drs. H. Malayu S.P Hasibuan
Pendelegasian wewenang adalah memberikan sebagian pekerjaan atau wewenang oleh delegator kepada delegate untuk dikerjakannya atasnama delegator.
· Raplh C. Davis
Pendelegasian wewenang hanyalah tahapan dari suatu proses ketika kita menyerahkan wewenang, berfungsi melepaskan kedudukan dengan melaksanakan pertanggungjawaban.
B. Manfaat Pelimpahan Wewenang
a. pelimpahan wewenang memungkinkan sub-bagian atau bawahan mempelajari sesuatu yang baru dan memperoleh kesempatan untuk melakukan sesuatu yang baru tersebut
b. bahwa pelimpahan wewenang mendorong tercapainya keputusan yang lebih baik dalam berbagai hal
c. penyelesaian pekerjaan akan dapat dilakukan dengan lebih cepat sekiranya pelimpahan wewenang tersebut berjalan sebagaimana mestinya dan diberikan kepada orang yang bertanggung jawab
C. Dasar Pendelegasian
Pokok pembahasan tentang dasar pendelegasian ini berupaya untuk menjawab pertanyaan "M engapa pendelegasian itu penting?". Pendelegasian itu sangat penting bagi hidup dan kerja setiap organisasi dengan alasan-alasan mendasar berikut di bawah ini.
- Pemimpin hanya dapat bekerja bersama dan bekerja melalui orang lain, sesuatu yang hanya dapat diwujudkannya melalui pendelegasian.
- Melalui pendelegasian, pemimpin memberi tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban kepada bawahan demi pemastian tanggung jawab tugas (agar setiap individu peserta suatu organisasi berfungsi secara normal).
- Dengan pendelegasian, pekerjaan keorganisasian dapat berjalan dengan baik tanpa kehadiran pemimpin puncak atau atasan secara langsung.
- Dalam pendelegasian, pemimpin memercayakan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban yang sekaligus "menuntut" adanya hasil kerja yang pasti dari bawahan.
- Dalam pendelegasian, pemimpin memberikan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban yang sepadan bagi pelaksanaan kerja sehingga bawahan dengan sendirinya dituntut untuk bertanggung jawab penuh dalam pelaksanaan kerja.
- Pendelegasian wewenang membuktikan adanya pimpinan dan bawahan dalam organisasi.
D. Sifat Delegasi
- Pendelegasian tidak sama pada setiap tingkat hierarki organisasi. Besar kecilnya pendelegasian adalah sesuai dengan tugas, hak, wewenang, kewajiban, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban setiap individu dalam hierarki organisasi.
- Pendelegasian tidak dapat ditransfer dari satu tugas ke tugas yang lain dalam suatu organisasi karena satu pendelegasian berlaku untuk satu tugas saja.
E. Sikap terhadap Delegasi
Ada beberapa sikap terhadap delegasi/pendelegasian yang memiliki efek negatif ataupun positif. Sikap-sikap tersebut adalah sebagai berikut.
- Pemimpin sering tidak mendelegasikan tugas karena berbagai alasan, yaitu pemimpin tidak tahu atau takut, dan mempertahankan status quo, serta tidak memercayai orang lain/mencurigai orang lain.
- Pemimpin sering mendelegasikan semua tugas karena pemimpin tidak tahu ataupun ingin membebaskan diri/meringankan diri dari kewajibannya.
- Pemimpin sering mendelegasikan sedikit tugas karena pemimpin takut atau sangat hati-hati, atau kurang/tidak percaya.
- Pemimpin dapat dan patut mendelegasikan tugas dengan bertanggung jawab. Hal ini dapat dilakukan dengan memerhatikan beberapa faktor penting berikut ini.
- Tugas yang tepat harus diberikan kepada orang yang tepat pula, sesuai dengan kapasitas/kompetensi yang ada padanya.
- Tugas yang tepat yang akan didelegasikan harus sepadan dengan wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban yang tepat pula.
- Memercayakan suatu tugas harus disertai perhitungan waktu yang tepat, kondisi yang tepat dalam suatu sistem manajemen terpadu yang baik.
- Pendelegasian harus dilaksanakan dengan ekspektasi pragmatis yang didukung oleh sistem pengawasan yang baik guna menciptakan efektivitas dan efisiensi kerja serta produksi yang tinggi.
- Pemimpin sebagai pemberi tugas harus secara konsisten memberikan dukungan penuh ("backing") kepada setiap bawahan yang menerima pendelegasian tugas darinya.
- Pendelegasian yang dilaksanakan dengan cara yang tepat, dapat didefinisikan sebagai empat hal berikut.
- Cara bijaksana, yaitu sikap bertanggung jawab penuh dari pemimpin dan bawahan. Pemimpin melaksanakan pendelegasian serta memberi dukungan, sementara bawahan siap serta taat kepada pemimpin dalam melaksanakan tugas/tanggung jawab yang dipercayakan kepadanya.
- Cara konsistensi, yaitu sikap pasti yang terus-menerus dipertahankan oleh pemimpin dan bawahan, antara lain:
- tetap (tidak berubah) -- berdasarkan ketentuan/polisi kerja organisasi yang berlaku;
- teratur (berdasarkan sasaran/kecepatan/ketertiban yang diminta) -- sesuai dengan sistem manajemen organisasi yang ada.
- terus-menerus (mencegah/mengatasi hambatan dengan bekerja secara tetap) -- yaitu sesuai dengan tuntutan kerja dan batas waktu yang telah ditetapkan.
- Efektif dan efisien, yaitu memperhitungkan faktor kualitas dan kuantitas kerja.
- Pragmatis dan produktif, yaitu berorientasi kepada hasil atau produksi tinggi, sesuai dengan perencanaan.
F. Sikap Pemimpin Terhadap Delegasi
Pendelegasian hanya akan berfungsi secara efektif apabila pemimpin memahami dan mengambil sikap yang tepat terhadap pendelegasian itu.
- Pemimpin tertinggi dan yang setingkat di atas setiap bawahan bertanggung jawab penuh atas tugas yang didelegasikan dengan memberi dukungan penuh kepada bawahan dengan memenuhi apa yang dibutuhkan dalam menjalankan tugas.
- Pemimpin yang mendelegasikan tugas bertanggung jawab memberi kredit kepada setiap pelaksana tugas atas hasil kerja yang telah diperlihatkannya.
- Pemimpin yang mendelegasikan tugas mutlak bertanggung jawab penuh atas sukses atau gagalnya suatu pelaksanaan kerja serta segala konsekuensi yang ditimbulkan oleh setiap bawahannya.
G. Pola Pendelegasian
Pola pendelegasian yang membawa hasil memiliki ciri-ciri khusus yang harus dipahami oleh setiap orang. Ciri-ciri khusus tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut.
- Pendelegasian yang menghasilkan bukanlah pendelegasian pesuruh/babu "Jalankan ini, jalankan itu, lakukan ini, lakukan itu, dsb." Pendelegasian yang sebenarnya tidak berfokus pada prosedur- prosedur dan cara-cara yang digunakan, tetapi terarah kepada upaya pencapaian sasaran/target dan hasil-hasilnya. Prosedur dapat ditetapkan dalam polis/suatu ketentuan, tetapi cara/metode harus dicari sendiri dan dikembangkan oleh setiap pekerja.
- Pendelegasian yang menghasilkan adalah pendelegasian penatalayanan, yaitu pendelegasian yang berwawasan serta bertujuan melayani. Aspek-aspek pendelegasian ini dikemukakan di bawah ini.
- Fokus pendelegasian adalah hasil kerja yang diharapkan tercapai, dalam upaya menggapai sasaran/tujuan akhir dari organisasi.
- Pendelegasian dilaksanakan dengan sikap hormat yang didasarkan atas penghargaan dan kesadaran terhadap diri sendiri sebagai sesuatu yang "berharga", serta memerhatikan harga diri dan kehendak bebas orang lain, di mana setiap pekerja dipandang sebagai subjek, dan bukan objek kerja.
- Pendelegasian yang menghasilkan melibatkan harapan-harapan yang meliputi bidang berikut.
- Menekankan pada tercapainya hasil-hasil yang didambakan atau diinginkan pada waktu depan yang telah ditentukan ("desired results").
a. Pendelegasian menyatakan dengan tegas tentang apa yang harus dicapai, bukan bagaimana mencapainya, di mana fokus utama diarahkan kepada hasil produksi.
b. Pendelegasian memberikan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban membuat/memberi laporan pada awal tugas, dalam tugas, dan akhir tugas untuk diketahui dan dievaluasi oleh pemimpin.
- Pelaksanaannya dilandasi pedoman/petunjuk ("guidelines") yang jelas, baik bagi tugas maupun pelaksana tugas. Artinya pendelegasian menyatakan pedoman-pedoman, larangan-larangan, dan batas-batas dimana seseorang harus bekerja/melakukan kewajibannya. Hal ini menolong setiap orang untuk bekerja dengan baik/patut.
- Melibatkan sumber-sumber daya ("resources") yang pasti. Pendelegasian menyatakan (disertai dengan pernyataan) akan adanya sumber-sumber daya, antara lain sumber daya manusia, keuangan, teknis, atau organisasi yang dapat dipakai seseorang untuk menyelesaikan tugas yang didelegasikan kepadanya.
- Dinyatakan dengan adanya tanggung jawab dan pertanggungjawaban ("responsibility" dan "accountability"). Pendelegasian menyatakan patokan yang akan digunakan untuk menilai hasil/prestasi akhir, yang diwujudkan dengan adanya tanggung jawab dan pertanggungjawaban kerja yang dapat dilakukan dengan membuat/memberi pelaporan pada awal tugas, dalam tugas, dan akhir tugas untuk diketahui dan dievaluasi oleh pemimpin.
- Mempertimbangkan risiko-risiko yang akan terjadi atau ditindaki ("consequences"). Pendelegasian dapat menyatakan akibat-akibat yang akan terjadi, yang baik maupun yang tidak baik, sebagai hasil dari suatu pekerjaan atau tugas yang didelegasikan. Akibat-akibat ini dapat diukur melalui evaluasi/pengkajian yang dilakukan dengan meneliti deskripsi tugas dan hasil kerja atau produk yang telah dilakukan atau dihasilkan. Dengan menanyakan apakah semuanya ini telah dilakukan dengan baik dan sesuai dengan rencana, ketentuan dan prosedur, ataukah malah sebaliknya.
H. Memastikan Pelaksanaan Pendelegasian
Untuk memastikan bahwa pendelegasian berlangsung dengan baik, hal berikut harus diperhatikan.
- Sangatlah perlu menerapkan supervisi/pengawasan yang bersifat langsung/tidak langsung, untuk memastikan bahwa pendelegasian berjalan dengan baik.
- Sistem dan peluang untuk menerima masukan, yang bersifat terkontrol dan tidak terkontrol juga perlu disiapkan.
- Masukan terkontrol dapat dilaksanakan dengan wujud laporan berkala dan laporan insidentil (dalam bentuk tertulis/lisan).
- Masukan tidak terkontrol dapat dilihat pada hasil nyata yang dicapai dalam pengerjaan tugas, atau cara lain, antara lain menyediakan peluang/kondisi untuk berdiskusi secara terbuka dengan para bawahan, mendengar keluhan mereka, dsb., atau penemuan langsung yang ditemui di lapangan.
I. Hambatan - Hambatan Pendelegasian
· Hambatan hambatan pada delegator
1. Kemampuan yang diragukan oleh dirinya sendiri
2. Meyakini bahwa seseorang “mengetahui semua rincian”
3. “Saya dapat melakukannya lebih baik oleh diri saya sendiri” buah pikiran yang keliru.
4. Kurangnya pengalaman dalam pekerjaan atau dalam mendelegasikan
5. Rasa tidak aman
6. Takut tidak disukai
7. Penolakan untuk mengakui kesalahan
8. Kurangnya kepercayaan pada bawahan
9. Kesempurnaan, menyebabkan kontrol yang berlebihan
10. Kurangnya ketrampilan organisasional dalam menyeimbangkan beban kerja
11. Kegagalan untuk mendelegasikan kewenangan yang sepadan dengan tanggung jawab.
12. Keseganan untuk mengembangkan bawahan
13. Kegagalan untuk menetapkan kontrol dan tindak lanjut yang efektif.
· Hambatan hambatan pada yang diberi delegasi
1. Kurangnya pengalaman
2. Kurangnya kompetensi
3. Menghindari tanggung jawab
4. Sangat tergantung dengan boss
5. Kekacauan [disorganization]
6. Kelebihan beban kerja
7. Terlalu memperhatikan hal hal yang kurang bermanfaat
· Hambatan hambatan dalam situasi
1. Kebijakan tertuju pada satu orang
2. Tidak ada toleransi kesalahan
3. Kekritisan keputusan
4. Urgensi, tidak ada waktu untuk menjelaskan [krisis manajemen]
5. Kebingungan dalam tanggung jawab dan kewenangan.
6. Kekurangan tenaga.
II.2 Asas – Asas Pendelegasian
1. Asas Kepercayaan
Delegator hanya akan mendelegasikan sebagian wewenanganyakepada delegate, jika delegate dapat dipercaya. Kepercayaan harus didasarkan atas pertimbangan yang Objektif mengenai Kecakapan, kemampuan, kejujuran, keterampilan dan tanggung jawab.
2. Asas Delegasi Atas Hasil yang Diharapkan
Pemimpin dalam mendelegasikan wewenang harus berdasarkan Hasil yang dilakukan oleh delegate. tidak boleh kurang, tidak boleh lebih. Harus disesuaikan dengan jaminan kecakapan dan keterampilan untuk mencapaihasil yang diharapkan
3. Asas Penentuan fungsi dan Kejelasan Tugas (Principle of function definition)
Asas penentuasn tugas yang dilakukan manajer kepada para bawahanya harus secara jelas disertai hasil yang diharapkan. Semakin jelas kegiatan yang dilakukan maka akan semakin jelas delegation of authority dalam organisasi dan semaki jelas pula hubungan wewenang dengan bagian – bagian yang lainnya. Menurut asas ini pendelgasian harus didasarkan atas job description seorang bawahan.
4. Asas Rantai Berkala (Principle Scolar of Chain)
Asas ini artinya manajer dalam mendelegasikan wewenang harus dilakukan menurut urutan kedudukan yakni dari pejabat ke bawahan. Asas ini menghendaki adanya urutan – urutan wewenang dari manajer puncak kebawahan.
5. Asas Tingkat Wewenang (The Authority Level Participle)
Menurut asas ini masing – masing manager pada setiap tingkat harus mengambil keputusan dan kebijakan apa saja yang dapat diambilnya sepnajang mengenai wewenangnya.
6. Asas Kesatuan Komando (principle Unity of Command)
Setiap bawahan harus diusahakan agar hanyamenerima perintah dari seseorang atasan saja. Tapi seorang atasan dapat memerintah lebih dari seorang bawahan.
7. Asas Keseimbangan Wewenang & Tanggung Jawab (Parity Of Authority & Responsibility )
Menurut asas ini besarnya wewenang yang didelegasikan harus sama dan seimbang dengan besaranya tugas – tugas dan tanggungjawab yang diminta. Tanpa keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab akan berakibat terjadinya kemandekan tugas-tugas dan tumpang tindih.
8. Asas Pembagian Kerja (Devision of Work)
Untuk berfungsinya Organisasi hendaknya dilakukan distribusi pekerjaan, Karen jika tidak manajemen tidak berarti apa-apa dan semua tugas akan dikerjakan sendiri oleh manajer.
9. Asas Efisiensi
Menurut asas ini pendelgasian wewenang maka manajer akan lebih leluasa melaksanakan tugas – tugas penting daripada melaksanakan hal – hal yan dapat dikerjakan bawahanya.
10. Asas Kemutlakan Tanggung Jawab (Principle of Authority of Responsibility)
Setiap delegate yang emnerima wewenang, mutlak harus bertanggungjawab kepada delegator mengenai wewenang yang dilaksanakannya. Perlu diperhatikan bahwa asa tidak berlaku mutlak, tetapi hanya sebagai pedoman untuk bertindak dan dalam penerapannya harus mempertimbangkan kebutuhan dan kondisi.
II.3 Koordinasi
A. Pengertian Koordinasi
Dengan pendelegasian wewenang dan pembagian pekerjaan kepada para bawahan oleh manajer, setiap individu bawahan akan mengerjakan pekerjaannya sesuai wewenang yang diterimanya. Setiap bawahan mengerjakan hanya sebagian dari pekerjaan perusahaan. Karena itu, masing-masing pekerjaan bawahan harus disatukan, diintegrasikan, dan diarahkan untuk tercapainya tujuan. Tanpa koordinasi tugas dan pekerjaan dari setiap individu bawahan, tujuan tidak akan tercapai. Koordinasi merupakan tugas penting yang harus dilakukan oleh manajer.
Koordinasi berasal dari bahasa Inggris coordination yang berarti being co-ordinate, yaitu adanya koordinat yang bersamaan dari dua garis dalam bidang datar, yang dapat diartikan bahwa dua garis yang berpotongan pada koordinat tertentu.
Berikut ini beberapa definisi koordinasi yang dikemukakan para ahli:
1. G.R. Terry: Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.
Definisi ini berarti bahwa koordinasi adalah pernyataan usaha dan meliputi ciri-ciri sebagai berikut:
a. Jumlah usaha, baik secara kuantitatif maupun kualitatif.
b. Waktu yang tepat dari usaha-usaha ini.
c. Pengarahan usaha-usaha ini.
2. E.F.L. Brech: Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok kepada masing-masing dan menjaga agar kegiatan tersebut dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri.
3. McFarland: Koordinasi adalah suatu proses di mana pimpinan mengembangkan pola usaha kelompok secara teratur di antara bawahannya dan menjamin kesatuan tindakan di dalam mencapai tujuan bersama.
4. Handoko : Koordinasi adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
5. Dr. Awaluddin Djamin, M.P.A.: Koordinasi adalah suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, unit dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu sehingga terdapat saling mengisi, membantu, dan melengkapi.
6. Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan: Koordinasi adalah kegiatan mengarahkan, mengintegrasikan, dan mengkoordinasikan unsur-unsur manajemen (6M) dan pekerjaan-pekerjaan para bawahan dalam mencapai tujuan organisasi.
7. James A.F. Stoner: Koordinasi adalah proses pemaduan sasaran dan kegiatan dari unit-unit kerja yang terpisah untuk dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif.
B. Pentingnya Koordinasi
Pentingnya koordinasi dalam suatu organisasi (Hasibuan, 2007:86) adalah:
1. Untuk mencegah terjadinya kekacauan, percekcokan, dan kekembaran atau kekosongan pekerjaan.
2. Agar pekerja dan pekerjaannya diselaraskan serta diarahkan untuk pencapaian tujuan perusahaan.
3. Agar sarana dan prasarana dimanfaatkan untuk mencapai tujuan.
4. Supaya semua unsur manajemen dan pekerjaan masing-masing individu karyawan membantu tercapainya tujuan organisasi.
5. Supaya semua tugas, kegiatan, dan pekerjaan terintegrasi kepada sasaran yang diinginkan.
C. Tipe-Tipe Koordinasi
Menurut Hasibuan (2007:86), koordinasi dibedakan atas:
1. Koordinasi vertikal (vertical coordination) adalah kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan-kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya.
2. Koordinasi horizontal (horizontal coordination) adalah mengkoordinasikan tindakan-tindakan atau kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan dalam tingkat organisasi yang setingkat. Koordinasi horizontal dibagi atas:
a. Interdisciplinary adalah koordinasi dalam rangka mengarahkan, menyatukan tindakan-tindakan, mewujudkan, dan menciptakan disiplin antara unit yang satu dengan unit yang lain secara intern maupun ekstern pada unit-unit yang sama tugasnya.
b. Interrelated adalah koordinasi antarbadan (instansi); unit-unit yang fungsinya berbeda, tetapi instansinya saling berkaitan secara intern maupun ekstern yang levelnya setaraf.
D. Sifat-Sifat Koordinasi
Hasibuan (2007:87) menyatakan sifat-sifat koordinasi adalah:
1. Koordinasi bersifat dinamis, bukan statis.
2. Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang koordinator (manajer) dalam mencapai sasaran.
3. Koordinasi meninjau suatu pekerjaan secara menyeluruh.
Asas koordinasi adalah asas skala (scalar principle = hierarki), artinya koordinasi itu dilakukan menurut jenjang-jenjang kekuasaan dan tanggung jawab yang disesuaikan dengan jenjang-jenjang yang berbeda-beda satu sama lain. Tegasnya, asas hierarki ini bahwa setiap atasan (koordinator) harus mengkoordinasikan bawahan langsungnya.
E. Ciri-Ciri Koordinasi
Menurut Handayaningrat (1985:89-90), koordinasi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
1. Tanggung jawab koordinasi terletak pada pimpinan. Karena itu, koordinasi merupakan tugas pimpinan. Koordinasi sering dicampuradukkan dengan kata koperasi yang sebenarnya mempunyai arti yang berbeda. Sekalipun demikian, pimpinan tidak mungkin mengadakan koordinasi apabila mereka tidak
melakukan kerja sama. Karena itu, kerja sama merupakan suatu syarat yang sangat penting dalam membantu pelaksanaan koordinasi.
2. Adanya proses (continues process) karena koordinasi adalah pekerjaan pimpinan yang bersifat berkesinambungan dan harus dikembangkan sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik.
3. Pengaturan usaha kelompok secara teratur. Karena koordinasi adalah konsep yang ditetapkan di dalam kelompok, bukan terhadap usaha individu, maka sejumlah individu yang bekerja sama, di mana dengan koordinasi menghasilkan suatu usaha kelompok yang sangat penting untuk mencapai efisiensi dalam melaksanakan kegiatan organisasi. Adanya tumpang tindih dan kekaburan dalam tugas-tugas pekerjaan merupakan pertanda kurang sempurnanya koordinasi.
4. Konsep kesatuan tindakan. Hal ini adalah merupakan inti dari koordinasi. Kesatuan usaha berarti harus mengatur usaha-usaha tiap kegiatan individu sehingga terdapat adanya keserasian di dalam mencapai hasil.
5. Tujuan koordinasi adalah tujuan bersama. Kesatuan dari usaha meminta suatu pengertian kepada semua individu agar ikut serta melaksanakan tujuan sebagai kelompok di mana mereka bekerja.
F. Tujuan Koordinasi
Tujuan koordinasi menurut Hasibuan (2007:87) adalah:
1. Mengarahkan dan menyatukan semua tindakan serta pemikiran ke arah tercapainya sasaran perusahaan.
2. Menjuruskan keterampilan spesialis ke arah sasaran perusahaan.
3. Menghindari kekosongan dan tumpang tindih pekerjaan.
4. Menghindari kekacauan dan penyimpangan tugas dari sasaran.
5. Mengintegrasikan tindakan dan pemanfaatan unsur manajemen ke arah sasaran organisasi atau perusahaan.
6. Menghindari tindakan overlapping dari sasaran perusahaan.
II.4 Syarat-Syarat Koordinasi
Syarat-syarat koordinasi (Hasibuan, 2007:88) adalah sebagai berikut:
1. Sense of cooperation (perasaan untuk bekerja sama), ini harus dilihat dari sudut bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang.
2. Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara bagian-bagian agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan.
3. Team spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian harus saling menghargai.
4. Esprit de corps, artinya bagian-bagian yang diikutsertakan atau dihargai, umumnya akan menambah kegiatan yang bersemangat.
II.5 Cara Mengadakan Koordinasi
Hasibuan (2007:88) menyatakan bahwa cara mengadakan koordinasi dapat dilakukan dengan:
1. Memberikan keterangan langsung dan secara bersahabat. Keterangan mengenai pekerjaan saja tidak cukup karena tindakan-tindakan yang tepat harus diambil untuk menciptakan dan menghasilkan koordinasi yang baik.
2. Mengusahakan agar pengetahuan dan perencanaan tujuan yang akan dicapai oleh anggota tidak menurut masing-masing anggota dengan tujuannya sendiri-sendiri. Tujuan itu adalah tujuan bersama.
3. Mendorong para anggota untuk bertukar pikiran, mengemukakan ide-ide, saran-saran, dan lain sebagainya.
4. Mendorong para anggota untuk berpartisipasi dalam tingkat perumusan dan penciptaan sasaran.
5. Membina human relations yang baik antara sesama karyawan.
6. Manajer sering melakukan komunikasi informal dengan para bawahan.
· Masalah-Masalah dalam Koordinasi
Peningkatan spesialisasi akan menaikkan kebutuhan akan koordinasi. Namun, semakin besar derajat spesialisasi, semakin sulit bagi manajer untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan khusus dari satuan-satuan yang berbeda. Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch (Handoko, 2003:197) mengungkapkan empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja yang mempersulit tugas pengkoordinasian, yaitu:
1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.
Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik. Misalnya, bagian penjualan menganggap bahwa diversifikasi produk harus lebih diutamakan daripada kualitas produk. Bagian akuntansi melihat pengendalian biaya sebagai faktor yang paling penting supaya organisasi sukses.
2. Perbedaan dalam orientasi waktu.
Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Biasanya bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
3. Perbedaan dalam orientasi antarpribadi.
Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedangkan bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
4. Perbedaan dalam formalitas struktur.
Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metode-metode dan standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.
BAB III
PENUTUP
III.1 Kesimpulan
Ø Pendelegasian wewenang dan koordinasi merupakan sesuatu yang dangat penting dan Vital dalam organisasi manajemen / kantor.
Ø Pendelegasian wewenang adalah Tindakan mempercayakan tugas (yang pasti dan jelas), kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggung jawaban kepada bawahan secara individu dalam setiap posisi tugas.
Ø Asas – Asas Pendelegasian :
· Asas Kepercayaan
· Asas Delegasi Atas Hasil yang Diharapkan
· Asas Penentuan fungsi dan Kejelasan Tugas
· Asas Rantai Berkala (Principle Scolar of Chain)
· Asas Tingkat Wewenang (The Authority Level Participle)
· Asas Kesatuan Komando (principle Unity of Command)
· Asas Keseimbangan Wewenang & Tanggung Jawab (Parity Of Authority & Responsibility )
· Asas Pembagian Kerja (Devision of Work)
· Asas Efisiensi
· Asas Kemutlakan Tanggung Jawab (Principle of Authority of Responsibility)
Ø Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.
DAFTAR PUSTAKA
1. Handayaningrat, Soewarno. 1985. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Managemen. Jakarta: PT Gunung Agung
2. Handoko, T. Hani. 2003. Manajemen. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta
3. Hasibuan, Malayu S.P. 2007. Manajemen: Dasar, Pengertian, dan Masalah. Jakarta: Bumi Aksara
4. Yakob, Tomatala Pdt. Dr. 1997. Aspek-Aspek Kepemimpinan. Gandum Mas, Malang
11. http://www.elearning-rri.net/materipimiv/kordihubker.ppt